Projeção de Vendas em Excel – Grandes Empresas

Olá, caro Usuário! Hoje venho mostrar para você um dos Projetos mais desafiadores que tivemos aqui na CTRL2: Montar um sistema de projeção de vendas automatizado em Excel e atualizado mensalmente por quase 100 colaboradores, mas com uma performance imbatível.

Os diretores da BIC nos procuraram no começo de 2019 precisando de um sistema para projeção colaborativa de vendas, mas tinham dúvidas quanto à viabilidade de se desenvolver o sistema utilizando o Microsoft Excel como plataforma.

A complexidade do trabalho era evidente desde o começo do Projeto, pois o volume de dados que estaria envolvido seria consideravelmente maior do que o da maioria dos trabalhos que fizemos.

+ Espelho de Vendas em Excel: Incorporação Imobiliária

+ Como enviar Imagens por Email com Excel VBA

+ Como salvar um Arquivo em PDF com Excel VBA

O Projeto envolveu a criação de arquivos específicos para colaboradores de diferentes níveis na empresa, mas todos interligados através de códigos em VBA.

Assim, começamos separando o desenvolvimento em quatro etapas:

• Arquivos de Projeção dos Coordenadores
• Arquivos de Projeção dos Gerentes
• Arquivos de Projeção dos Diretores
• Arquivos de Projeção Brasil

Arquivos de Projeção dos Coordenadores

Começando a entender o Projeto, portanto, mensalmente cada um dos cerca de 65 Coordenadores deveria receber um arquivo de projeção totalmente customizado, contendo:

• Lista dos Clientes atendidos por cada Coordenador
• Lista dos produtos vendidos para cada Cliente desse Coordenador
• Valor de vendas do ano anterior para comparação instantânea
• Meta de vendas dos meses de projeção

Note que nas primeiras duas colunas conseguimos ver a lista de produtos e clientes sob responsabilidade de vendas do coordenador.

Já os quadros à direita com 7 colunas cada se referem a um mês de projeção.

As duas primeiras colunas de cada quadro contém as vendas do mês no ano anterior e a meta de vendas.

Já a terceira coluna contém a projeção de vendas que deveria ser preenchida pelo coordenador e as últimas quatro colunas os comparativos.

Todo mês gerar 65 arquivos customizados como este, de um jeito simples e rápido, demandou a organização de uma base cadastral atualizada e confiável, além de uma macro muito bem elaborada em um arquivo central.

A macro que desenvolvemos, literalmente, cria os arquivos de projeção para os Coordenadores, mas cada um deles sendo gerado, em média, em 15 segundos e enviado automaticamente por e-mail.

Portanto, mensalmente levávamos pouco mais de 16 minutos (15 segundos x 65 arquivos) para termos os arquivos prontos para o início do preenchimento das projeções.

Projeção de Vendas em Excel – Arquivos de Projeção dos Gerentes

Após os Coordenadores terminarem as projeções, iniciava a etapa sob responsabilidade dos Gerentes.

Cada Gerente receberia, também, um arquivo totalmente customizado, mas já preenchido com as projeções dos Coordenadores sob sua supervisão.

O arquivo dos Gerentes, portanto, seria mais complexo, mais detalhado e continha já alguns relatórios. O arquivo possuía:

• Uma aba por cliente
• Projeções de venda em um nível mais detalhado de produto
• Relatório de Vendas por Cliente
• Relatório de Vendas por Produto

Portanto, um Gerente com 10 clientes sob sua responsabilidade receberia no seu arquivo 10 abas como esta da imagem acima, com as informações relativas a cada um deles e já com as projeções dos Coordenadores para validar ou modificar.

Dentro do arquivo enviado, portanto, os Gerentes encontravam alguns relatórios dinâmicos. A medida que as projeções fossem realizadas, as consolidações já ocorriam nos relatórios, como no Relatório de Projeção por Cliente da imagem acima.

Além disso, os arquivos dos Gerentes também eram gerados por macro através de um arquivo central. Por serem mais complexos, a geração dos arquivos seria um pouco mais demorada. Em média 30 segundos para gerar cada arquivo. Portanto mensalmente levávamos 10 minutos (30 segundos x 20 arquivos) para termos os arquivos prontos para projeção.

Em adição a isto, vale ressaltar que todos os arquivos deveriam ter interface simples e amigável aos usuários.

Até esse momento, já eram mais de 80 pessoas utilizando os arquivos desenvolvidos. Ainda assim, todos eles continham um Menu customizado, como este da imagem abaixo, e links para facilitar a navegação.

Arquivos de Projeção dos Diretores

Os arquivos gerados para os Diretores seriam grandes consolidações das projeções dos Gerentes, mas contendo alguns relatórios automáticos em tabela dinâmica e segmentação de dados.

Assim como os arquivos já citados, estes também seriam gerados através de uma macro dentro de um arquivo central. Tínhamos, ao todo, 7 arquivos de Diretores a serem criados mensalmente, o que levaria cerca de 14 minutos (2 minutos x 7 arquivos).

Os arquivos dos Diretores continham:

• Base de Dados de apoio para Tabela Dinâmica
• Relatório de Vendas por Cliente
• Relatório de Vendas por Produto
• Relatório Resumo de Vendas por Gerente

A macro que criamos para gerar os arquivos dos Diretores, portanto, abria os arquivos de cada Gerente e importava as projeções para a Base de Dados que alimentaria as Tabelas Dinâmicas e alguns Relatórios, como o Relatório Resumo por Gerente, abaixo.

Arquivos de Projeção Brasil

Por fim, os arquivos Brasil gerados eram grandes consolidações dos arquivos do Diretores, contendo, então, todas as projeções que todos os Gerentes e Coordenadores fizeram.

Muito parecido com o arquivo dos Diretores, os arquivos Brasil continham exatamente a mesma estrutura de guias e demoravam cerca de 5 minutos para serem gerados.

Projeção de Vendas em Excel – Conclusão

Concluindo, a implementação do Projeto na BIC foi um sucesso e mensalmente todos os envolvidos seguem um procedimento especificado em manual para gerar as novas versões de Projeção de Vendas.

A consolidação das projeções em uma única base através do arquivo Brasil facilita a criação e análise de diversos relatórios.

A base cadastral utilizada pela BIC para criação de todos esse arquivos é um Excel com mais de 50.000 linhas.

Isso mostra o quanto utilizar o Excel como sistema é viável, mas quando o desenvolvimento é conduzido pelos profissionais certos.

Então, gostou deste Projeto? Entre em contato conosco e entenda o que também podemos fazer para sua empresa!

Abraços!

Renan Amabile de Carvalho

Fundador e Desenvolvedor da CTRL2